山东省民政救灾物资储备库管理规范

发布时间: 2018-02-28 14:59:39   作者:本站编辑  来源:山东省质量技术监督局

(山东省地方标准DB37/T 3140-2018)

1 范围

本标准规定了救灾物资储备库管理的相关要求,包括作业管理及运维管理。

本标准适用于山东省行政区域内民政系统救灾物资储备库。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB 2894  安全标志及其使用导则

GB 13495.1  消防安全标志  第1部分:标志

GB 15630  消防安全标志设置要求

GB/T 24439-2009  救灾物资储备库管理规范

GB 50016  建筑设计防火规范

GB 50084  自动喷水灭火系统设计规范

GA 1131-2014  仓储场所消防安全管理通则

SB/T 10846-2012  物流仓库货架储位编码

3 术语和定义

3.1  

救灾物资  relief supplies

各级民政部门使用财政资金采购的专项用于转移安置受灾群众和安排受灾群众生活的物资;上级民政部门调拨本级民政部门储备的物资;转为救灾储备的社会捐赠救灾物资;装备类物资等。

3.2  

救灾物资储备库  relief supplies reserve base

各级民政部门用于存储救灾物资的仓库。

4 基本要求

4.1 物资储备

储备库应确保物资存储安全、出入库管理规范和发运快捷等。

4.2 功能分区

储备库应至少包括物资出入库整理区、物资存储区、装卸搬运设备存放区。

4.3 组织机构

储备库应明确组织机构设置和制定各岗位工作人员职责,组织机构应至少包括以下岗位:机构负责人、分管负责人、储备库主管、储备库管理员、装卸技工、安保人员。人员数量根据实际需求合理配置。

4.4 制度建设

储备库应建立包括但不限于以下规章制度,并将规章制度相关工作内容上墙明示:

a) 作业管理制度,包括物资入库管理制度、物资在库管理制度、物资出库管理制度、物资盘点管理制度等;

b) 运维管理制度,包括岗位责任制度、库容库貌管理制度、设备设施管理制度、安全保卫管理制度、消防管理制度、应急管理制度等。

4.5 信息应用

4.5.1 应建立全省统一的救灾物资信息管理平台,分级动态管理救灾物资储备情况。

4.5.2 宜按SB/T 10846-2012的规定,将存储区域、货架、货架相应货位进行统一编码。

4.5.3 宜利用条码技术、电子数据交换技术、无限射频识别技术等技术手段,建立储备库库存管理系统(WMS)。

4.5.4 信息处理应贯穿物资储备管理的全过程,信息处理应完整、准确、及时、安全。

4.5.5 应对救灾物资信息管理平台和库存管理系统(WMS)进行日常管理和维护,确保平台和系统高效运行。

4.6 财务管理

应分别设立仓储物资保管帐和财务帐,对出入库物资进行核算和核对,做到账账相符、账物相符、账卡相符。

4.7 统计管理

应于每年7月10日、1月10日前向本级民政、财政部门报告年中和年终本级救灾物资的储存情况总结,内容包括入库、出库、结存的物资种类、数量和时间等。

5 作业管理

5.1 入库管理

5.1.1 入库准备

接到主管部门接收救灾物资的通知后,根据入库物资品种、规格、数量、特性等制订相应的接收检验方案。

5.1.2 到库验收

依据物资采购合同、供货方送货单、质量保证书等,检查入库物资品名、规格、数量、质量是否符合验收要求,经质检部门检验并出具质检报告后再办理入库手续。不符合验收要求或存有质量问题,拒绝入库。物资验收情况在5个工作日内报告本级民政主管部门。

5.1.3 物资交接

储备库主管与物资供应方(或承运方)办理交接手续,双方在送货单上签字确认。

5.1.4 卸货入库

组织装卸人员采用适当的设备或工具将物资放入相应的区域或货架,物资应摆放整齐、稳固,便于维护、检查和出库。

5.1.5 信息处理

为入库物资建立标识卡和档案,填写《救灾物资入库登记表》(见附录A.1),编制《救灾物资入库清单》(见附录A.2),及时更新物资台账并将相关信息输入库存管理系统(WMS)。

5.1.6 账务处理

财务部门根据储备库主管报送的《救灾物资入库清单》登记入账。

5.2 出库管理

5.2.1 出库准备

依据主管部门救灾物资调出通知安排物资出库,落实调出物资品种、规格、数量、送达目的地、时间、对方联系人等。按照“用零存整、用旧存新”的原则准备出库物资。清点出库物资,将清点后的物资安排人员装载。

5.2.2 信息处理

物资出库后,填写《救灾物资出库登记表》(见附录A.3),编制《救灾物资出库清单》(见附录A.4),及时更新物资台账并将相关信息输入库存管理系统(WMS)。

5.2.3 物资发运

物资发运后及时清理现场,并将运载方式、承运商及联系方式、计划到达时间、物资品名、规格和数量等信息通知物资接收方。物资发运情况在2个工作日内报告本级民政部门。

5.2.4 物资送达

承运商与物资接收方办理交接手续,物资接收方在《救灾物资出库清单》上签字盖章并负责交给发运方储备库主管保管。

5.2.5 账务处理

财务部门根据储备库主管报送的《救灾物资出库清单》登记入账。

5.2.6 紧急情况

如遇紧急事件不能按正常手续出库时,可凭主管部门电话、传真件等发货,但必须在发货后3个工作日内补办出库手续。

5.3 在库管理

5.3.1 储存

要求如下:

按物资类别和储存条件进行分区分类存放;

物资存放应采用统一规格的托盘、货架存放,不得直接置于地面;

c) 物资应摆放整齐、稳固,便于维护、检查和出库;

d) 库内区位、货架划分后应制作配置图,设置在储备库入口处;

e) 进行存储区域、货架、货架相应货位编码;

f) 储备库地面要求平整,满足各项物流作业需要;

g) 储备库主通道宽度≥2.0 m,物资与墙面距离≥0.5 m,物资与照明设施距离≥0.5 m ;

h) 满足GB/T 24439-2009 中第4章的要求。

5.3.2 标识

对储存物资的名称、规格、数量、来源(采购、调拨、捐赠、回收)、生产厂商、生产日期、入库日期、保质期、存储区域名称、存储区域编号、货架及相应货位编号等设置相应的标识卡,可使用《物资标识卡》(见附录B.1)、条码或射频识别标签。

5.3.3 信息

建立物资台账并利用库存管理系统(WMS)进行账目管理,每次出入库结束后及时更新库存信息。

5.3.4 维护

开展库存物资的防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防虫、防污染等维护工作,定期进行巡查巡检,确保库存物资安全并处于良好的储存环境。设备类物资应定期进行检查、调试、保养等工作,确保质量。

5.4 盘点管理

5.4.1 盘点周期

定期开展库存物资盘点工作,每季度至少盘点一次。

5.4.2 盘点内容

内容如下:

检查库存物资品种、规格、数量与账面是否一致;

检查库存物资有无超期保存、有无虫蛀鼠咬、有无霉烂变质等现象,必要时进行质量抽检;

物资盘点后,填写《救灾物资盘点明细表》(见附录A.5)。

5.4.3 差异处理

要求如下:

当盘点出现差异时,由储备库主管和储备库管理员共同组织复盘,查明差异原因并在盘点表上注明,将最终盘点明细表存档并报财务部门和本级民政主管部门;

按照本级民政主管部门批复意见,对库存账务做相应处理。

5.5 回收管理

5.5.1 基本要求

依据民政部《救灾物资回收管理暂行办法》、《山东省救灾物资管理办法》等相关文件要求,组织物资回收相关工作。

5.5.2 回收物资管理

要求如下:

物资使用地的民政部门是回收管理工作的责任主体;

回收物资管理参照5.1、5.2、5.3、5.4相关要求,填写《救灾物资回收登记表》(见附录A.6);

回收物资经维修、清洗、消毒和整理后进行单独存放,作为本级救灾物资储备;

物资回收工作完成后5个工作日内向上级民政部门、财政部门报告备案。

5.6 报废管理

5.6.1 基本要求

严格按照《中央救灾物资储备管理办法》、《山东省救灾物资管理办法》等相关文件要求,组织物资报废相关工作。

5.6.2 具体要求

要求如下:

由储备管理单位向本级民政部门提出报废申请,说明报废物资的品名、数量、价值、采购日期、报废原因等;

委托质检部门进行检测并出具报告,确认物资不符合质量要求时,填写《救灾物资报废登记表》(见附录A.7);

经本级民政部门和财政部门批准后方可报废;

报废物资处置的残值收入,全部上缴本级国库,无残值的应采取深埋或燃烧等办法进行处理;

及时更新物资台账并将相关信息输入库存管理系统(WMS)。

6 运维管理

6.1 岗位责任管理

6.1.1 实行岗位责任制,明确岗位职责,定人定岗,责任到人。

6.1.2 各岗位人员应树立高度的责任心,认真履行岗位职责。

6.1.3 各岗位人员应严格遵守各项管理规章制度。

6.2 库容库貌管理

6.2.1 维护库内环境卫生,定期通风,保持库内整洁、照明设施良好、各巷道(通道)畅通。做到货架无灰尘、地面无杂物、门窗洁净、墙壁无蜘蛛网。

6.2.2 收发物资后应及时清理拆除的物资包装箱(袋、盒)等垃圾,不得滞留现场。

6.2.3 应做到库区内无垃圾,无杂草,道路无积水。

6.2.4 建立储备库保洁和卫生值日制度,宜每周集中清扫一次。

6.3 储存环境管理

6.3.1 采用除湿机、空调等设备合理控制库内温湿度,使库内温湿度保持在适宜物资储存的范围内。

6.3.2 库外温湿度较高时,应合理限制日常出入库的次数,必要时可进行封库

6.3.3 每天上午、下午各记录温湿度一次,填写《温湿度记录表》(见附录B.2)。

6.3.4 库内温湿度计应每半年检定一次,确保其处于良好工作状态,出现问题及时更换。

6.3.5 储备库出入口设置挡鼠板,高度宜为0.5 m。

6.3.6 储备库窗户应设置防雀(虫)网。

6.4 设备设施管理

6.4.1 配备库内存储、装卸、搬运、消防等设备设施。

6.4.2 根据实际需求合理配备托盘、周转箱、货架等必要的单元化储运设施。

6.4.3 各类设备设施严禁挪作他用并应放置在指定位置。

6.4.4 各类设备设施应配备使用说明书,并严格按照说明书进行操作,不得超出设备使用年限。

6.4.5 定期组织工作人员培训,使其熟练掌握各类设施设备的使用方法。

6.4.6 叉车操作人员应经主管部门培训合格后持证上岗。

6.4.7 应定期对设备设施进行检查、维修,确保其处于良好工作状态,并填写《设备设施维护记录表》(见附录B.3)。

6.5 信息系统管理

6.5.1 做好系统软、硬件日常维护工作,保障系统正常运行。

6.5.2 做好系统安全防范工作,保证系统运行安全和信息完整、准确。

6.5.3 进行数据库备份,避免数据丢失。

6.5.4 硬件更换、软件升级等工作应做好详细记录,并填写《信息系统维护记录表》(见附录B.4)。

6.6 文件资料管理

6.6.1 各类文件资料应分类整理、归档,做到资料完整,由储备库主管存档保管。

6.6.2 为所有在库物资建立物资档案,包括物资采购合同、物资出厂时的质量保证书、产品合格证、质检报告等与物资相关的文件资料。

6.6.3 为储备库所有设备建立设备档案,包括设备采购合同、设备出厂时的质量保证书、产品合格证、设备操作说明书、设备维修记录等与设备相关的文件资料。

6.6.4 为储备库信息系统建立信息档案,包括系统配置清单、系统使用手册、系统维护记录等与信息系统相关的文件资料。

6.6.5 物资调出(入)函、物资出(入)库登记表、物资出(入)库清单、物资盘点明细表、温湿度记录表、设备设施维护记录表、信息系统维护记录表、巡查记录表等相关单据应装订成册,采用统一封面样式。《XXXX台账册封面》(见附录B.9)。

6.6.6 台账及编号

各类台账及编号如下:

a) 《入库登记台账册》,编号NO.01;

b) 《入库清单台账册》,编号NO.02;

i) 《出库登记台账册》,编号NO.03;

j) 《出库清单台账册》,编号NO.04;

k) 《盘点台账册》,编号NO.05;

l) 《回收台账册》,编号NO.06;

m) 《报废台账册》,编号NO.07;

n) 《温湿度记录台账册》,编号NO.08;

o) 《设备设施维护台账册》,编号NO.09;

p) 《信息系统维护台账册》,编号NO.10;

q) 《外来人员登记台账册》,编号NO.11;

r) 《外来车辆登记台账册》,编号NO.12;

s) 《巡查记录台账册》,编号NO.13;

t) 《值班记录台账册》,编号NO.14。

6.7 安全保卫管理

6.7.1 储备库门窗应安全牢固,储备库钥匙由专人保管。

6.7.2 外部人员应经分管负责人批准并如实填写外来人员出入登记表》见附录B.5)或《外来车辆出入登记表》(见附录B.6),且在储备库主管陪同下方可进入储备库。

6.7.3 储备库应安装视频监控系统,确保24小时连续不间断监控,条件允许时可与“110”联网,切实发挥其防火防盗的作用,视频监控资料应保存一个月以上。

6.7.4 离开储备库时,应关窗锁门,切断电源。

6.8 消防管理

6.8.1 机构负责人为消防第一责任人。

6.8.2 按照GB 2894GB 13495.1GB 15630的规定设置消防安全标志标志应明显醒目。

6.8.3 确保储备库的安全出口、疏散楼梯等消防通道畅通。

6.8.4 按照GB 50016、GB 50084等国家相关规范的要求配置消防设施和器材,消防设施和器材不得挪用外借,并应放置在明显和便于取用的地方,周围不准堆放物品和杂物。

6.8.5 物资分类存放,按照GA 1131-2014的要求预留防火间距,不得妨碍消防设施使用。

6.8.6 严禁存放易燃易爆、强酸、强碱等危险品和腐蚀性物品,严禁烟火和乱接电源线,严禁使用与储备库无关的电器设备。

6.8.7 储备库内电动叉车等电器设备应采取相关措施将其与救灾储备物资进行隔离,杜绝隐患。

6.8.8 每月由专业人员开展一次消防检查,检查消防水源、消防设施和器材是否完好有效,消防通道是否畅通,用电是否安全等,发现问题及时解决,消除火灾隐患。

6.8.9 每半年开展一次消防知识、消防器材使用等相关培训,工作人员应掌握正确报警和使用消防器材的方法。

6.8.10 制定灭火和应急疏散预案,每年组织一次消防演练。

6.9 巡视管理

6.9.1 通过目视检查确保储备库内外安全。

6.9.2 储备库每天巡视一次,且每周一由储备库主管组织查库。

6.9.3 检查巡视后填写《巡查记录表》(见附录B.7),如有问题及时上报处理。

6.10 值班管理

6.10.1 储备库执行24小时值班制度(含节假日),值班人员不得离岗、脱岗,按时到岗到位。

6.10.2 值班人员应认真填写《值班记录表》(见附录B.8),必要时协助做好物资出入库相关工作。

6.10.3 值班人员应认真登记外来人员及车辆信息资料,帮助其联系接待人。

6.10.4 值班人员值班期间应保持通信畅通,方便联系,发现问题及时上报。

6.10.5 值班人员应熟悉火警、盗警电话,并会报警及使用消防器材。

6.11 应急管理

6.11.1 制定救灾物资调运应急预案。

6.11.2 确定应急状态下的物资承运商,签订物资运输协议。

6.11.3 每年组织一次救灾物资应急调运演练,提高应急保障能力。

7 岗位职责

7.1 机构负责人

7.1.1 作为储备库第一责任人,负责单位全面工作。

7.1.2 签发、签收储备库重要文件和单据。

7.1.3 负责储备库相关的财务管理工作。

7.1.4 制定储备库各项管理制度。

7.1.5 负责与本级民政、财政、消防等相关部门的沟通协调工作。

7.1.6 完成上级领导安排的其他工作。

7.2 分管负责人

7.2.1 负责储备库具体工作和日常管理工作。

7.2.2 签发、签收储备库相关文件和单据。

7.2.3 制定储备库各项作业流程,并对各项管理制度及作业流程的执行情况进行监督。

7.2.4 完成上级领导安排的其他工作。

7.3 储备库主管

7.3.1 做好储备库具体工作和日常管理工作。

7.3.2 定期向机构负责人和分管负责人汇报物资储备情况、储备库运维情况。

7.3.3 合理规划储备库存储功能区和物资存储方式。

7.3.4 做好储备库工作人员的工作指导和业务知识培训。

7.3.5 签发、签收和报送相关文件和单据。

7.3.6 定期组织储备库的安全、卫生检查。

7.3.7 对储备库各岗位员工的日常工作进行监督和考核。

7.3.8 落实作业流程及管理制度上墙。

7.3.9 保管好物资档案、物资出入库记录、物资盘点记录等各类原始有效凭证。

7.3.10 做好信息系统的运行维护工作。

7.3.11 完成上级领导安排的其他工作。

7.4 储备库管理员

7.4.1 协助储备库主管做好储备库日常管理工作。

7.4.2 保障储备库整洁及物资安全。

7.4.3 做好物资入库、出库、盘点、巡查等各项作业。

7.4.4 填写物资入库、出库、盘点等各类业务单据。

7.4.5 维护和及时更新库存管理系统(WMS)相关数据。

7.4.6 制作物资标识卡以及货架标识、区域标识、安全警告标识等各类标识牌。

7.4.7 完成上级领导安排的其他工作。

7.5 装卸技工

7.5.1 负责物资出入库及盘点时的装卸搬运工作。

7.5.2 制定合理的设施设备使用和维护保养计划。

7.5.3 做好周期性设施设备检查,发现故障应及时停用并送修。

7.5.4 完成上级领导安排的其他工作。

7.6 安保人员

7.6.1 做好储备库防火、防盗等各项安全保卫工作,确保储备库安全。

7.6.2 做好储备库照明、消防、防护等设施设备的日常检查和管理工作,确保其处于良好状态。

7.6.3 对储备库进行日常检查巡视并做好记录,发现问题及时上报解决。

7.6.4 熟悉各项安全规章制度和应急预案,熟悉报警装置、消防器材等设施的位置并能正确使用。

7.6.5 积极参加安全教育和培训,提高安全防范水平。

7.6.6 完成上级领导安排的其他工作。

8 评价与改进

8.1 评价

储备管理单位定期对储备库管理工作进行评价。评价内容应包括:

储备库设施设备配置及维护落实情况;

物资出入库等各项作业规范化执行情况;

储备库各项管理制度建立及执行情况;

针对评价结果,储备库管理持续改进情况。

8.2 改进

储备管理单位应对评价时发现的问题及时进行整改,对建立的作业及管理规范化体系持续进行完善,以确保体系的充分性、可靠性和实用性。

附 录 A
(规范性附录)
仓储作业式样表

A.1 救灾物资入库登记表


A.2 救灾物资入库清单

A.3 救灾物资出库登记表


A.4 救灾物资出库清单

A.5 救灾物资盘点明细表

A.6 救灾物资回收登记表

A.7 救灾物资报废登记表

附 录 B
(规范性附录)
仓储运维管理式样表


B.1 物资标识卡

B.2 温湿度记录表

B.3 设备设施维护记录表

B.4 信息系统维护记录表

B.5 外来人员出入登记表

B.6 外来车辆出入登记表

B.7 巡查记录表

B.8 值班记录表

B.9 XXXX台帐册封面

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